Utilité des réunions
Avez-vous passé deux heures à regarder dans le vide en vous demandant « qu’est-ce que nous faisons ici ? » pendant que le responsable des achats et le chef de projet discutaient d’un problème qui n’avait rien à voir avec votre travail ? Avez-vous jeté des regards passionnés à la directrice du marketing, mais vous observiez en fait l’horloge derrière son dos, comptant les secondes avant votre pause déjeuner ?
Si votre réponse à au moins une de ces deux questions est oui, vous vous êtes probablement aussi demandé au moins une fois à quoi servent réellement les réunions. À l’ère des conférences téléphoniques et des groupes WhatsApp, avons-nous encore besoin de nous réunir physiquement au même endroit pour planifier le travail ?
La réponse est oui, mais la bonne nouvelle est qu’une réunion ne doit pas être une torture. Au contraire : à la fin d’une réunion bien organisée, tous les participants partiront satisfaits, sachant qu’ils ont utilisé leur temps de manière productive.
Que vous soyez le Directeur d’une grande entreprise ou le secrétaire d’une petite organisation caritative, que vous travailliez à domicile ou au bureau, se réunir avec des collègues pour prendre des décisions et planifier le travail peut être un défi et être fructueux.
Guide pratique une réunion agréable et productive
1. Établir un objectif
Une réunion doit avoir un but précis, sinon ce n’est qu’une pause café plus longue, plus ennuyeuse et avec moins de café. Certaines activités nécessitent des réunions régulières, tandis que pour d’autres, des réunions sporadiques suffisent. Dans les deux cas, la règle d’or est la qualité plutôt que la quantité. Avant de convoquer une réunion, demandez-vous : cette réunion a-t-elle un objectif défini ? Si la réponse est oui, le succès de la réunion est déjà presque assuré. Si la réponse est non, un échange de courriels est probablement suffisant. Lors de la planification d’une réunion, il est essentiel d’identifier les objectifs à atteindre. Sur cette base, un ordre du jour sera établi et il sera décidé qui appeler, afin que tous les participants soient directement intéressés et impliqués dans le travail.
2. Processus
Parmi les nombreuses habitudes qui ont alimenté la légende de Steve Jobs en tant que gourou de l’industrie, il y avait celle d’identifier, pour chaque point de l’agenda, un responsable direct. Si chaque sujet est introduit par un référent, il sera beaucoup plus facile, à la fin de la réunion, d’avoir une idée claire de la manière de répartir le travail. Les rôles de ceux qui modéreront la discussion et de ceux qui veilleront à l’exécution des décisions prises sont tout aussi importants.
3. Gestion du temps
Une réunion ne doit pas être un tunnel sans issue. Une heure de début et de fin doit être établie et respectée. Cela demandera un patient travail de modération, pour éviter de s’attarder sur un point de l’ordre du jour en négligeant les autres. Si une réunion doit durer plus d’une heure, il est conseillé de faire de courtes pauses d’au moins quinze minutes, toutes les demi-heures ou toutes les quarante-cinq minutes. La détente et la socialisation sont non seulement essentielles à un environnement de travail sain, mais elles stimulent également l’esprit d’équipe et la pensée créative.
4. Interactif
Il existe plusieurs écoles de pensée sur la manière correcte de mener une discussion professionnelle. Certaines sont à mi-chemin entre la parodie et la croyance religieuse, comme celle qui interdit l’utilisation du mot « non », le remplaçant par « oui, et aussi… ». Il est juste d’éviter les attitudes défaitistes, mais garder le sens des réalités permet également d’atteindre les objectifs : il vaut mieux encourager une confrontation ouverte et sincère. Pouvoir exprimer librement son point de vue est essentiel pour se sentir membre d’un groupe et prendre à cœur sa réussite.
5. Suivi
Le vrai travail commence après la rencontre, un peu comme une histoire d’amour commence après le premier rendez-vous. Si la réunion a été positive, tous les participants en sortiront motivés et il est important que cette attitude positive ne s’estompe pas avec le temps. C’est pourquoi la supervision des travaux après la réunion est essentielle. Un suivi approfondi réduira la nécessité d’autres réunions sur le même sujet.
Une réunion doit toujours être un élément clé du travail d’une équipe, le lieu de définition des objectifs et des stratégies, mais aussi l’occasion de consolider le sentiment d’appartenance et l’enthousiasme pour les objectifs communs. La capacité à gérer les réunions de manière productive peut faire la différence entre un résultat médiocre et un succès sans précédent.